Czas na e-faktury: Jak postępować z fakturą zawierającą błędy rachunkowe lub formalne?
W dniu 16 czerwca 2023 r. Sejm podjął decyzję (a Prezydent RP zatwierdził 4 sierpnia 2023 r.) o wprowadzeniu zmian w ustawie o VAT oraz innych regulacjach, które wprowadzają obowiązek używania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do wystawiania faktur od 1 lipca 2024 r. Podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT, wystawiają uproszczone faktury lub faktury przy pomocy kas rejestrujących, będą musieli korzystać z KSeF dopiero od 2025 r. Niemniej jednak, niektóre sytuacje nie będą wymagały korzystania z KSeF. Jakie to są przypadki?
Istnieją trzy metody fakturowania do czerwca 2024 r. - fakturowanie tradycyjne, fakturowanie elektroniczne "zwykłe" oraz fakturowanie elektroniczne ustrukturyzowane poprzez platformę KSeF. Wybór zależy od podatnika, który może łączyć różne metody fakturowania. Nowe zasady wprowadzają obowiązkowe korzystanie z KSeF od 1 lipca 2024 r., jednak pewne grupy podatników otrzymają dodatkowy okres (do końca 2024 roku) na przygotowanie się:
Podatnicy zwolnieni z VAT,
Podatnicy korzystający z kas rejestrujących do fakturowania (od 2025 r. nie będzie można ich używać do wystawiania faktur),
Podatnicy wystawiający uproszczone faktury (w tym paragony uznane za faktury uproszczone).
W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. ci podatnicy mogą opcjonalnie korzystać z faktur ustrukturyzowanych, jednak bez uwzględniania paragonów fiskalnych. Natomiast od 1 stycznia 2025 r. zostaną zobowiązani do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej.
Są także pięć przypadków, gdy korzystanie z KSeF nie jest konieczne, również od 2025 r.:
Faktury mogą być wystawiane w dowolnej formie przez podatników,
Faktury wystawiane przez podatników spoza Polski bez siedziby działalności na terytorium kraju,
Faktury związane z procedurami szczególnymi OSS i IOSS,
Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
Faktury uproszczone uznane takie według przepisów wykonawczych.
Jeśli KSeF nie jest obowiązkowe, faktury będą udostępniane klientom w dowolnej formie, zgodnie z uzgodnieniem.
Podatnicy VAT, którzy wystawiają faktury na rzecz podmiotów zagranicznych, nie są zwolnieni z korzystania z KSeF, ale mogą dostarczać te faktury poza systemem. W przypadku dostarczania faktur:
Do innych państw członkowskich UE lub państw trzecich,
Do podmiotów zagranicznych bez siedziby działalności na terenie Polski,
Do podmiotów zagranicznych z siedzibą na terenie Polski, ale bez udziału w transakcji.
Każda faktura ustrukturyzowana w tych przypadkach będzie dostarczana w uzgodniony sposób.
Co ważne, podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie faktur dla konsumentów, nie będą zobowiązani korzystać z KSeF. Jednak jeśli wszystkie faktury będą wystawiane za pomocą KSeF, sprzedawca będzie musiał zapewnić klientowi dostęp, o ile klient nie zrezygnuje z tego prawa. Jeśli klient będzie chciał korzystać z faktury poza KSeF, sprzedawca będzie zobowiązany oznaczyć ją kodem QR, co zostanie uregulowane w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT.
Wszystko to wprowadza nową rzeczywistość w świecie faktur i KSeF, jednak od stycznia 2025 r. niekorzystanie z tego systemu będzie narażone na sankcje. Naczelnik urzędu skarbowego będzie miał prawo nałożyć na podatnika karę pieniężną w przypadku nieprzestrzegania nowych przepisów, takich jak:
Brak wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy pomocy KSeF,
Wystawienie faktury poza KSeF w okresie awarii lub niedostępności systemu,
Opóźnione przesłanie faktury do KSeF.
Wysokość kary może wynieść:
Do 100% podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
Do 18,7% wartości należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF w przypadku faktury bez podatku.
Podatnicy mają więc okres przejściowy, aby dostosować się do nowych przepisów i przetestować KSeF, który stanie się nieodzownym narzędziem dla większości przedsiębiorców od lipca 2024