Poniżej znajduje się opis, jak krok po kroku wypełnić poszczególne pola w przypadku rejestracji jako podatnik VAT czynny dla podmiotu mającego siedzibę działalności gospodarczej w Polsce:
1. W pozycji 1 należy wpisać numer NIP podatnika.
2. W pozycji 4, w celu złożenia zgłoszenia, należy wybrać opcję "rejestracja" (pozycja 1). W pozycji 5 należy wpisać nazwę właściwego urzędu skarbowego.
3. W pozycji 10 należy zaznaczyć odpowiednią opcję:
a. Pozycja 1 „podatnik niebędący osobą fizyczną” dla podmiotów prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, takich jak spółki z o.o., spółki cywilne itp.
b. Pozycja 2 „osoba fizyczna” dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
4. W pozycji 11 należy zaznaczyć pole 2, jeśli rejestracja nie dotyczy grupy VAT. Grupy VAT, które spełniają określone warunki, mogą utworzyć jednego podatnika VAT, składając wspólną deklarację VAT-7/VAT-7K.
5. W pozycjach 12-15 należy podać dane podatnika. W przypadku osób prawnych – pełną nazwę, nazwę skróconą i datę rozpoczęcia działalności. Osoby fizyczne podają swoje imię, nazwisko, PESEL oraz datę urodzenia.
6. W pozycjach 16-24 należy wpisać adres zamieszkania (dla osób fizycznych) lub adres siedziby (dla innych podmiotów).
7. W części C1 formularza, odpowiednie pola należy zaznaczyć w zależności od sytuacji podatnika:
a. Nr 29 – jeżeli podatnikowi rozpoczynającemu działalność gospodarczą nie przysługuje prawo do zwolnienia podmiotowego, przeznaczonego dla podatników osiągających wartość sprzedaży nieprzekraczającą 200 000 zł. Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200.000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku. Sprzedaż dokonywaną przez podatnika rozpoczynającego w trakcie roku prowadzenie sprzedaży jest zwolniona jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku kwoty 200 000 zł – podatnik rozpoczynający działalność ustala limit biorąc pod uwagę liczbę dni prowadzenia działalności w stosunku do liczby dni w danym roku. Podatnicy, którzy nie mogą korzystać z tego zwolnienia i powinni zaznaczyć to pole to podatnicy niespełniający progu kwotowego lub dokonujący sprzedaży:
towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o podatku od towarów i usług (np. złoto, srebro),
budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b ustawy o podatku od towarów i usług,
terenów budowlanych,
nowych środków transportu,
hurtowych i detalicznych części i akcesoriów do pojazdów samochodowych i motocykli (PKWiU 45.3 i/lub PKWiU 45.4)
towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym (z wyjątkami),
następujących towarów, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie: preparatów kosmetycznych i toaletowych (PKWiU 20.42.1), komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU 26), urządzeń elektrycznych (PKWiU 27), maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 28),
usług prawniczych,
usług jubilerskich
usług ściągania długów (w tym factoringu),
usług w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego).
b. Nr 33 – jeżeli podatnik dobrowolnie rezygnuje z prawa do zwolnienia podmiotowego – mógłby korzystać ze zwolnienia z uwagi na to, że przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym kwoty 200 000 zł lub korzystał do tej pory z tego zwolnienia, nie przekroczył progu i chce zarejestrować się jako podatnik VAT czynny.
c. Nr 34 – jeżeli podatnik jest rolnikiem ryczałtowym i chce rozliczać się jako podatnik VAT czynny. Rolnik ryczałtowy ma prawo do zwolnienia z podatku VAT dla sprzedaży produktów rolnych i świadczenia usług rolniczych – jeżeli rezygnuje z tego zwolnienia zaznacza pole 34.
d. Nr 35 – jeżeli podatnik utracił prawo do zwolnienia podmiotowego w wyniku przekroczenia limitu wartości sprzedaży albo rozpoczęcie prowadzenia sprzedaży towarów lub usług wyłączających prawo do zwolnienia podmiotowego.
e. Nr 36 – jeżeli podatnik dokonuje sprzedaży wyłączającej prawo do zwolnienia podmiotowego.
f. Nr 38 – jeżeli podatnik będzie ułatwiał dokonywanie sprzedaży towarów poprzez użycie interfejsu elektronicznego, takiego jak platforma, platforma handlowa, portal lub podobne środki do których zastosowanie ma art. 7a ust. 1 i 2 ustawy o podatku od towarów i usług.
g. Nr 39 - jeżeli podatnik będzie ułatwiał dokonywanie sprzedaży towarów poprzez użycie interfejsu elektronicznego, takiego jak platforma, platforma handlowa, portal lub podobne środki do których zastosowanie ma art. 109b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
W poz. 40 należy wskazać datę, począwszy od której czynności będzie rozliczać jako czynny podatnik VAT – data rezygnacji ze zwolnienia albo utraty prawa do zwolnienia. Podatnik rozpoczynający działalność i rejestrujący się jako podatnik VAT czynny podaje datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.
8. Poz. 41 należy zostawić pustą, jeżeli podatnik nie będzie świadczył usług finansowych, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12, 38-81 (np. usługi zarządzania funduszami inwestycyjnym, usługi udzielania kredytów lub pożyczek) lub jeżeli będzie świadczył takie usługi i będzie korzystał ze zwolnienia z podatku VAT dla tych usług. Jeżeli chce traktować te usługi jako opodatkowane należy zaznaczyć pole 1. W przypadku zaznaczenia pola 1 albo 2 należy uzupełnić poz. 42 (podatnik rozliczający VAT kwartalnie) albo poz. 44 (podatnik rozliczający VAT miesięcznie).
9. Pozycja 46 jest wypełniana przez małych podatników, którzy wybierają metodę kasową lub rezygnują z niej, z uwzględnieniem przepisów dotyczących małych podatników.
Podatnik nie ma obowiązku wypełniania poz. 46 jeżeli nie chce korzystać z metody kasowej i nie jest pewien czy będzie małym podatnikiem. Niezaznaczenie w tej pozycji żadnego z pól 1-3 będzie równoznaczne z przyjęciem zasad ogólnych rozpoznawania obowiązku podatkowego (brak metody kasowej).
10. Pozycja 51 dotyczy podatników, którzy po 12 miesiącach działalności przechodzą na rozliczenie kwartalne VAT. W pierwszym roku podatnicy muszą rozliczać VAT miesięcznie.
11. Pozycja 54 obejmuje procedury szczególne, takie jak usługi taksówek osobowych czy złota inwestycyjnego.
12. W części C2 podatnik rozpoczynający działalność powinien zaznaczyć poz. 57 i wypełnić poz. 63. Deklaracje VAT-8 i VAT-12 są nieistotne dla czynnych podatników VAT, chyba że dotyczą specyficznych przypadków, takich jak usługi taksówkarskie.
13. Jeśli podatnik będzie dokonywał transakcji wewnątrzwspólnotowych, musi zaznaczyć pole 65 i wypełnić poz. 68, aby zarejestrować się w systemie VIES.
14. W części D, w pozycji 71, podatnik zaznacza odpowiednie pole, jeśli chce złożyć wniosek o wydanie potwierdzenia rejestracji, co wymaga opłaty skarbowej w wysokości 170 zł.
15. W części E należy wpisać imię i nazwisko podatnika lub osoby reprezentującej podatnika, datę wypełnienia formularza oraz podpisać dokument. Pola 74 i 75, dotyczące danych kontaktowych, są opcjonalne, ale mogą ułatwić kontakt z urzędem skarbowym.
