Sprawozdanie Finansowe w przypadku sp. z o.o. można podpisać ePUAPEM albo podpisem elektronicznym - może zrobić to kierownik jednostki postępując zgodnie z instrukcją znajdującą się na naszym blogu.
1. Logowanie do systemu Ministerstwa Finansów
Najpierw należy udać się na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl/
Procedurę rozpoczynamy wybierając okienko “Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.
Następnie logujemy się na platformę Ministerstwa.
Po wciśnięciu przycisku "Zaloguj się" pokaże nam się okno z logowaniem, tutaj wpisujemy dane logowania, w przypadku braku posiadania konta - należy je zarejestrować.
Po zalogowaniu wyświetli nam się komunikat, jeżeli będziemy dokumenty podpisywać profilem zaufanym - ePUAP wciskamy X.
2. Przygotowanie i składanie zgłoszeń
Teraz rozpoczniemy procedurę uzupełniania dokumentacji w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości.
Wybieramy "Przygotowanie i składanie zgłoszeń".
Następnie wybieramy "Dodaj zgłoszenie",
Wyszukujemy numer KRS naszego podmiotu
Po wyszukaniu podmiotu wyświetli się okno danych podmiotu oraz osoby składającej zgłoszenie wraz z ewentualną historią złożonych sprawozdań, wybieramy opcję "Dalej" znajdującą się na dole strony.
Następnie nadajemy nazwę roboczą zgłoszenia, wybieramy okres sprawozdania finansowego, rodzaj zgłoszenia, a następnie "Dodaj dokument".
UWAGA! W przypadku spółek założonych w trakcie roku, system może nam nie przepuścić daty podpisania umowy spółki/rejestracji do KRS. W takim wypadku wydaje się, że data powinna zostać oznaczona od 1 stycznia do 31 grudnia.
3. Dokumentacja Uproszczonego Sprawozdania Finansowego
Na wstępie należy podzielić dokumentację na dwie części:
1) Sprawozdanie finansowe,
2) Uchwały związane ze Sprawozdaniem finansowym,
Pierwszym dodawanym dokumentem, będzie "Roczne sprawozdanie finansowe". w formacie XML - zatem struktury podpisanego dokumentu profilem zaufanym
Procedurę powtarzamy dla "Uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty" oraz "Uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego". Niniejsze dokumenty załączamy w formie wydzielonych PDFów.
a) Uchwała o podziale zysku bądź pokrycia straty znajduje się na stronie 6 generowanych dokumentów do KRS przez nasze biuro rachunkowe
b) Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego znajduje się na stronie 5 generowanych dokumentów do KRS.
Ww. odręcznie podpisane "Parafką" uchwały należy odrębnie zeskanować jako 2 różne dokumenty, najlepiej w formacie PDF (inne formaty mogą nie być obsługiwane przez system Ministerstwa Sprawiedliwości).
Następnym dokumentem będzie dodanie uchwał niezbędnych dla Sprawozdania Finansowego.
Pierwszą uchwałą będzie uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty. Wybieramy tutaj zeskanowany odrębnie dokument na dysku komputera plik - strona 6 z pliku Uchwały do KRS, generowanego przez nasze biuro rachunkowe
UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.
Następną - drugą uchwałą będzie uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. wybieramy tutaj zeskanowany odrębnie dokument na dysku komputera plik - strona 5 z generowanego pliku Uchwały do KRS
UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.
Po dodaniu wszystkich dokumentów zapisujemy wprowadzone dokumenty, a następnie wybieramy "Dalej".
Teraz należy potwierdzić, że oryginały dokumentów zostały podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi handlowe. W przypadku jednostek mikro często zdarza się, że jest to jedna osoba, z tego względu wybieramy pierwsze opcje.
4. Weryfikacja dokumentu, podpis i jego wysyłka
Po przejściu do tego etapu weryfikujemy prawidłowość dokumentacji, na górze naszej przeglądarki powinna ukazać się informacja w niebieskim polu, że zgłoszenie zostało poprawnie zweryfikowane.
Po weryfikacji zaznaczamy kwadrat, a następnie kierownik jednostki podpisuje dokument przy pomocy ePUAP.
Wybieramy Podpis ePUAP.
Zostaniemy przekierowani na stronę ePUAP.
Podpis ePUAP i internetowa wysyłka Sprawozdania Finansowego
Po przekierowaniu na stronę ePUAP - profilu zaufanego, aby podpisać sprawozdanie finansowe należy zalogować się przez danymi logowania lub konto internetowe banku. Po zalogowaniu wyświetli nam się przeglądarka wybranego banku albo już gdy jesteśmy zalogowani - podpis.
UWAGA: Jeżeli przeglądarka nam wyrzuci komunikat/error dotyczący zbyt wielu zapytań - możliwe, że będzie trzeba wyczyścić pliki cookies, więcej o wyczyszczeniu cookies w przeglądarce google chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647
Po podpisaniu dokumentów wyświetli się nam komunikat w niebieskim oknie Podpis złożony poprawnie. Możesz wysłać zgłoszenie do repozytorium DF Należy teraz wysłać zgłoszenie do repozytorium.
Po wysyłce do repozytorium dokumentów Finansowych, wyświetli się komunikat informujący o dokonanej wysyłce.
Status zgłoszenia zmieni się na wysłane.
Gratulujemy udanego złożenia Sprawozdania Finansowego!