Prowadzenie przedsiębiorstwa rządzi się swoimi specyficznymi regułami. Skuteczna działalność wymaga systematycznego nawiązywania relacji biznesowych, zawierania umów oraz przeprowadzania negocjacji z partnerami handlowymi, a także podejmowania wielu innych działań. W kontekście aspektów podatkowych, warto zastanowić się, czy wydatki związane z spotkaniami biznesowymi, takimi jak spotkanie w restauracji, lunch czy poczęstunek, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, a także czy podatnik ma prawo odliczyć VAT od tych wydatków.
Definicja kosztu uzyskania przychodu jest uregulowana w artykule 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem, kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, utrzymania źródła przychodu lub zabezpieczenia tego źródła. Oznacza to, że kosztem podatkowym może być wyłącznie wydatek związany bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyjątkiem sytuacji opisanych w artykule 23 ustawy, które nie podlegają uznaniu jako koszty podatkowe.
W kontekście spotkań biznesowych, szczególnie w restauracji, lunchach czy poczęstunkach, pojawia się kwestia reprezentacji. Wydatki na reprezentację są wyłączone z katalogu kosztów uzyskania przychodu zgodnie z artykułem 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Naczelny Sąd Administracyjny, w wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11), określił reprezentację jako działanie mające na celu kształtowanie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów, w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Ostateczne uznanie wydatku za reprezentację zależy od celu jego poniesienia, co wymaga analizy konkretnego przypadku.
W związku z powyższym, ocena, czy spotkanie z kontrahentem w restauracji, lunch czy poczęstunek mogą być kosztem uzyskania przychodu, jest sprawą kontrowersyjną i zależy od kontekstu. Jeśli spotkanie służy głównie kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, może być uznane za reprezentację i nie kwalifikować się jako koszt podatkowy. Natomiast jeśli ma charakter bardziej służbowy, związany z omawianiem szczegółów współpracy, istnieje szansa, że może być uznane za koszt uzyskania przychodu.
Warto także zwrócić uwagę na kwestie związane z VAT. Zgodnie z artykułem 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od usług gastronomicznych, co obejmuje posiłki w restauracji. Jednakże, w przypadku usług cateringowych, podatnik ma prawo do odliczenia VAT. Odróżnienie między tymi usługami polega na dostarczaniu żywności i napojów poza miejscem przygotowania, co może wpłynąć na możliwość odliczenia VAT od poniesionych kosztów.
W sytuacji wątpliwości co do interpretacji konkretnego przypadku, przedsiębiorca może skorzystać z możliwości złożenia wniosku o interpretację indywidualną, która będzie wiążąca dla niego i pomoże uniknąć ewentualnych problemów z organami podatkowymi.