Z powodu różnych okoliczności, takich jak święta, jubileusze czy imprezy, przedsiębiorcy decydują się na przekazywanie upominków świątecznych swoim kontrahentom. Te gesty mają na celu poprawę wizerunku firmy oraz utrzymanie pozytywnych relacji biznesowych. Niemniej jednak, nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z potencjalnych skutków podatkowych związanych z takimi upominkami. Warto zatem przeanalizować, jakie konsekwencje podatkowe mogą wyniknąć z przekazywania prezentów świątecznych kontrahentom.
Charakter wydatku a możliwość jego ujęcia
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych brak jest wyraźnego rozdzielenia kosztów na reprezentacyjne i reklamowe. Definicji tych kosztów również brakuje. Niemniej jednak, koszty związane z reprezentacją zazwyczaj obejmują wydatki mające na celu budowanie pozytywnego wizerunku firmy i utrzymanie dobrych relacji z klientami. Natomiast koszty reklamy mogą być uznane za koszty firmowe.
Koszty reprezentacji w praktyce
Dotychczasowe orzeczenia izb skarbowych oraz wyroki sądów wypracowały pewną definicję kosztów reprezentacji, obejmującą wszelkie wydatki mające na celu budowanie dobrego wizerunku firmy i kształtowanie pozytywnych relacji z klientami. Wydatki, które nie wpływają bezpośrednio na wizerunek firmy, mogą być zakwalifikowane jako koszty firmowe, pod warunkiem ich indywidualnej analizy.
Koszty reklamy
Reklama obejmuje wszelkie działania mające na celu zachęcenie do zakupu konkretnego produktu czy usługi. Tanie gadżety promocyjne, takie jak kubki, kalendarze, długopisy czy notesy z logo firmy, przyczyniają się do zwiększenia rozpoznawalności marki. Ponadto, przekazywane są one wszystkim klientom, co podkreśla istotę reklamy jako dotarcia do szerokiego grona odbiorców. Dlatego też, takie przedmioty reklamowe mogą być uznane za koszty firmy. Warto jednak zauważyć, że wartość przekazanych przedmiotów ma znaczenie, a droższe prezenty mogą być traktowane jako koszty reprezentacji.
Upominki świąteczne a limit w podatku dochodowym
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów obejmują wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Zatem przedsiębiorca musi indywidualnie ocenić, czy dany upominek świąteczny może być zakwalifikowany jako koszt firmy. Warto również pamiętać o limicie 200 zł, poniżej którego wartość nieodpłatnych świadczeń w związku z promocją lub reklamą nie podlega opodatkowaniu.
Zwolnienie to nie ma zastosowania w przypadku świadczeń dla pracowników przedsiębiorcy lub osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Zatem upominki świąteczne dla kontrahentów, których wartość nie przekracza 200 zł, mogą być ujęte w kosztach firmy.
Powyższe wnioski potwierdzają również stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 marca 2016 r., który uznał, że upominki świąteczne, których celem nie jest promowanie firmy ani jej produktów, a jednocześnie są skierowane do określonej grupy kontrahentów, mogą być uznane za koszty reprezentacji.
Upominki w świetle ustawy o VAT
W zakresie ustawy o VAT istnieją ograniczenia dotyczące przekazywania prezentów odbiorcom. Zgodnie z art. 7 ust. 4 tej ustawy, przekazywanie prezentów o małej wartości i próbek na cele działalności gospodarczej może być nieopodatkowane VAT, pod warunkiem spełnienia określonych warunków co do wartości przekazywanych przedmiotów.
Prezenty o większej wartości
W przypadku prezentów o większej wartości, kontrahent jest zobowiązany do rozpoznania przychodu i opodatkowania nadwyżki powyżej limitu. Limity te nie mają znaczenia w przypadku prezentów o charakterze reprezentacyjnym.
Podsumowując, upominki świąteczne dla kontrahentów, których wartość nie przekracza limitów podatkowych, mogą zostać ujęte w kosztach firmy.
Upominki świąteczne dla kontrahentów - ujęcie w PKPiR
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje, że upominek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, to zaksięgowanie wartości przekazanych upominków zależy od tego, czy są to towary handlowe czy nie.
Jeżeli kontrahent otrzymuje towar jako prezent, który już jest ewidencjonowany w PKPiR jako towar handlowy, wartość tego towaru można ująć ze znakiem minus w kolumnie towar handlowy, a jednocześnie ująć tę wartość w kolumnie pozostałe wydatki.
Jeżeli kontrahent otrzymuje upominek niestanowiący towaru handlowego, taki koszt księguje się po prostu w kolumnie pozostałe wydatki.