Okres świąteczny kojarzy się wszystkim z przyjemną atmosferą oraz czasem spędzanym w gronie najbliższej rodziny i przyjaciół. W otoczeniu zawodowym często pracodawcy organizują spotkania wigilijne dla pracowników, co staje się tradycją w wielu firmach. Jednak przedsiębiorca powinien zdawać sobie sprawę, że rozliczenie wigilii firmowej jako kosztu podlega pewnym ograniczeniom.
Zgodnie z definicją kosztów uzyskania przychodów zawartą w ustawie o PIT, są to wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1. Należy zatem dobrze udokumentować wydatki na tego rodzaju spotkania pracownicze, aby mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów.
Należy zastanowić się, czy wydatki na spotkania pracownicze zorganizowane w celach spędzenia wspólnej kolacji wigilijnej spełniają definicję kosztów podatkowych. Organizowanie takich spotkań może przyczynić się do integracji pracowników, poprawy relacji w zespole i identyfikacji pracowników z firmą. Jednak, zgodnie z bardziej rygorystycznym podejściem organów skarbowych, konieczne jest, aby z takiego spotkania wynikał jasny cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie jedynie konsumpcja czy przebywanie razem jako cel sam w sobie.
Zatem, aby bez problemów rozliczyć wydatek na kolację wigilijną z pracownikami, przedsiębiorca powinien udokumentować, w jaki sposób spotkanie przyczyniło się do zwiększenia wydajności pracy pracowników i rozwoju firmy. Sposobem na to może być sporządzenie planu spotkania lub krótkiego raportu przedstawiającego cel spotkania, na przykład integrację zespołu czy omówienie wyników pracy.
Przykład:
Firma XYZ zorganizowała wigilię firmową dla pracowników i otrzymała fakturę na kwotę 7 000 zł. Aby uznać ten wydatek za koszt podatkowy, należy udowodnić, że kolacja wigilijna przyczyniła się do zwiększenia wydajności pracy pracowników i rozwoju firmy. Fakturę można zaksięgować w kolumnie 13 KPIR - Pozostałe wydatki, ale obowiązek udowodnienia zasadności kosztu w przypadku ewentualnej kontroli spoczywa na przedsiębiorcy.
Należy jednak pamiętać, że wydatki na organizację spotkania wigilijnego z udziałem kontrahentów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23. Wigilia firmowa dla kontrahentów zazwyczaj nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu, chyba że można udowodnić, że miała bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Ponadto, jeśli firma planuje odliczyć VAT związany z wydatkami na kolację wigilijną, musi uwzględnić, że VAT od usług gastronomicznych nie podlega odliczeniu. Należy dokładnie sprawdzić pozycje na fakturze i dokonać odpowiedniego podziału kosztów na gruncie VAT i podatku dochodowego.
Przykład:
Firma XYZ otrzymała fakturę za kolację wigilijną, na której znajdują się zarówno koszty związane z zorganizowaniem lokalu, wynajęciem miejsc, jak i usługami gastronomicznymi. VAT od usług gastronomicznych nie podlega odliczeniu, dlatego firma powinna uwzględnić go tylko na gruncie podatku VAT. Natomiast całą kwotę faktury, w tym VAT, można zaksięgować na gruncie podatku dochodowego.